Overslaan naar inhoud
Nederlands - België
Contact support
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Exporteren en herimporteren van een planning

Hier leren we je hoe je de planning voor het volgende jaar kunt maken, gebaseerd op het vorige jaar. Dit is een complexer onderwerp; als je hulp nodig hebt, neem dan contact op met je CSM (Customer Success Manager).

Introductie

Eerst moeten we weten welke gegevens nodig zijn om de planning naar volgend jaar te importeren. Laten we dit doorlopen:

1. Projectvereisten:

  • Naam: {{PROJECT_NAME}}

  • Startdatum: {{PROJECT_START_DATE}}

  • Einddatum: {{PROJECT_END_DATE}}

  • Afdeling: {{PROJECT_DEPARTMENT_NAME}} (indien de module “Afdelingen” is geactiveerd)

  • Extra planningsvelden: {{PROJECT_ + naam in woordenboek (indien de module “Extra planningsvelden” is geactiveerd)

2. Subprojectvereisten:

  • Naam: {{SUBPROJECT_NAME}}

  • Startdatum: {{SUBPROJECT_START_DATE}}

  • Einddatum: {{SUBPROJECT_END_DATE}}

  • Extra planningsvelden: {{SUBPROJECT_ + naam in woordenboek (indien van toepassing)

3. Teamvereisten:

  • Werkstation: {{TEAM_WORK_STATION_NAME}}

  • Functie: {{TEAM_FUNCTION_NAME}}

  • Startdatum: {{TEAM_FIRST_SHIFT_START_DATE}}

  • Starttijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_START_TIME}}

  • Eindtijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_END_TIME}}

  • Einddatum: {{TEAM_FIRST_SHIFT_END_DATE}}

  • Pauzetijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_BREAK_DURATION}} (indien verplicht gesteld in de planning-instellingen)

  • Aantal benodigde inschrijvingen: {{TEAM_NUMBER_OF_PERSONS}}

  • Extra planningsvelden: {{TEAM_ + naam in woordenboek

Vervolgens zullen we een basis template maken met alle export codes voor de export: Basic_export_planning

Volg deze stappen om het Excel-sjabloon toe te voegen aan je team-exports:

  1. Klik op het tandwiel-icoon.

  2. Selecteer "Instellingen" in het dropdownmenu.

  3. Scroll in de modulelijst naar beneden naar "Gegevens exporteren".

  4. Zoek binnen de module naar "Teams".

  5. Klik op het plus-icoon aan de rechterkant van "Excel" om een nieuw sjabloon toe te voegen.

  6. Geef het een duidelijke naam (bijv. Basis_export_planning).

  7. Upload het Excel-bestand dat je hebt voorbereid.

  8. Selecteer indien nodig de juiste taal en klik op Opslaan.

Ga naar de planning en zorg dat je in de lijstweergave staat op teamniveau.

  • Gebruik de filters om projecten individueel te bekijken, of gebruik het periodefilter van 01/01/2025 tot 31/12/2025 om alle teams op te nemen.

  • Klik op de exportknop (pijl omlaag) aan de rechterkant.

  • Selecteer je sjabloon, geef een duidelijke beschrijving en klik op Export.

Let op: Als je export meer dan 10.000 teams bevat, exporteer dan per project om foutmeldingen te voorkomen.

Volg deze stappen om de export te maken:

  1. Gebruik het periodefilter om alle teams van dit project op te nemen:

    • Startdatum: 01/01/2025

    • Einddatum: 31/12/2025

  2. Klik aan de rechterkant van de lijstweergave op de 'export'-knop.

  3. Geef een duidelijke omschrijving op.

  4. Selecteer je sjabloon.

  5. Klik op 'export' en wacht op de resultaten.

Hoe een importplanning maken

Belangrijke zaken om te weten voordat je begint:

  • Kopieer en plak de geëxporteerde data altijd in een nieuw Excel-bestand. Het directe exportbestand is niet bewerkbaar voor import.

  • Projectnamen zijn uniek. Als je de naam niet wijzigt voor het nieuwe jaar, ontstaat er een foutmelding omdat de data niet overeenkomen met de bestaande projectnaam.

  • Bij wijzigingen in afdelingen moeten functies en adressen eerst toegang krijgen voordat de import lukt.

Configuratie van de importmapping:

  1. Ga naar de “instellingen”, via het tandwiel-icoon in de rechterbovenhoek.

  2. Ga naar de module “gegevens importeren” 

  3. Als je de “Import planning mappings” niet hebt, moet je hiervoor contact opnemen met support om deze functie in te schakelen.

  4. Zodra zij de schakelaar hebben omgezet, zie je de titel en de optie om een “import mapping” toe te voegen.

  5. Hier zie je de volgende opties:

    1. Geef het een naam Upload je nieuwe Excel met de Beeple-gegevens

    2. Druk nu op de pijltoets die is verschenen

    3. Dit laadt alle titels van deze import mapping in en stelt je in staat om ze te koppelen aan de overeenkomstige velden in Beeple

    4. Maar selecteer eerst de juiste taal indien vereist.

  6. Het matchen van alle velden die zijn ingeladen:

     

Name in excel

Selecteer in Beeple menu

Project name

Projectnaam

Project start date

Project startdatum

Project end date

Project einddatum

Subproject name

Deelproject naam

Subproject start date

Deelproject startdatum

Subproject end date

Deelproject einddatum

Team work station name

Team werkstation

Team function name

Teamfunctie

Team first shift start date

Shift startdatum

Team first shift start time

Shift starttijd

Team first shift end time

Shift eindtijd

Team first shift end date

Shift einddatum

Team first shift break duration

Shift pauze

De planning importeren:

  1. Ga terug naar het tabblad Planning.

  2. Klik op Acties en selecteer "Import planning".

  3. Upload je bestand opnieuw en selecteer de gemaakte importmapping.

  4. Controleer op de validatiepagina of:

    • Datums op DD/MM/JJJJ staan.

    • Tijden en pauzes op UU:MM staan.

    • Aantallen als numerieke waarden worden getoond.

  5. Klik rechtsboven op Import en ververs de pagina na afloop.

Als je alles hebt gecontroleerd, ga je helemaal naar de rechterbovenhoek (je moet misschien helemaal naar rechts scrollen), daar vind je een knop “import” die het importproces zal starten. Wacht nu op de resultaten en vernieuw aan het einde je pagina om de resultaten van je import te zien.

Hoe projecten, deelprojecten en teams te exporteren en importeren voor het nieuwe jaar

Introductie:

Om je planning voor het komende jaar effectief te importeren, is het essentieel om eerst alle benodigde gegevens te verzamelen. In dit gedeelte vind je de vereiste informatie:

1. Projectvereisten:

  • Naam: {{PROJECT_NAME}}

  • Startdatum: {{PROJECT_START_DATE}}

  • Einddatum: {{PROJECT_END_DATE}}

  • Afdeling: {{PROJECT_DEPARTMENT_NAME}} (als de module "afdelingen" is ingeschakeld)

  • Extra planningsvelden: {{PROJECT_ + naam in woordenboek (te vinden per veld) (als de module "extra planningsvelden" is ingeschakeld)

2. Deelprojectvereisten:

  • Naam: {{SUBPROJECT_NAME}}

  • Startdatum: {{SUBPROJECT_START_DATE}}

  • Einddatum: {{SUBPROJECT_END_DATE}}

  • Extra planningsvelden: {{SUBPROJECT_ + naam in woordenboek (te vinden per veld) (indien vereist en de module "Extra planningsvelden" is ingeschakeld)

3. Teamvereisten:

  • Werkstation: {{TEAM_WORK_STATION_NAME}}

  • Functie: {{TEAM_FUNCTION_NAME}}

  • Startdatum: {{TEAM_FIRST_SHIFT_START_DATE}}

  • Starttijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_START_TIME}}

  • Eindtijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_END_TIME}}

  • Einddatum: {{TEAM_FIRST_SHIFT_END_DATE}}

  • Pauzetijd: {{TEAM_FIRST_SHIFT_BREAK_DURATION}} (indien als vereist ingesteld in de "plan"-instellingen onder "teams")

  • Aantal benodigde inschrijvingen: {{TEAM_NUMBER_OF_PERSONS}}

  • Vereiste extra planningsvelden: {{TEAM_ (als de module "Extra planningsvelden" is ingeschakeld)

Een basissjabloon met alle exportcodes voor dit proces is hier beschikbaar: Basic_export_planning//

Het exportsjabloon uploaden:

Om het Excel-sjabloon naar je team-exports te uploaden, volg je deze stappen:

  1. Klik op het tandwiel-icoon.

  2. Selecteer "Instellingen" in het dropdownmenu.

  3. Scroll naar beneden in de "modulelijst" naar "Gegevens exporteren".

  4. Zoek binnen deze module naar "Teams".

  5. Klik rechts van "Excel" op het plus-icoon om een nieuw sjabloon toe te voegen.

  6. Geef het sjabloon een duidelijke naam.

  7. Upload het Excel-bestand dat je hebt voorbereid.

  8. Selecteer indien nodig de juiste taal.

  9. Klik op "Opslaan".

Teamgegevens exporteren:

Navigeer naar het planningsgedeelte en zorg dat je in de lijstweergave staat. Ga naar het teamniveau voor alle projecten. Je kunt projecten individueel filteren of het periodefilter van 01/01/2025 tot 31/12/2025 gebruiken om alle teams op te nemen.

Klik op de exportknop (pijl die naar beneden wijst) aan de rechterkant van de lijstweergave. Selecteer je sjabloon, zorg dat de taal overeenkomt en geef een duidelijke omschrijving. Klik op "Export" en wacht op de resultaten.

Voor exports van meer dan 10.000 teams:

Als je export meer dan 10.000 teams bevat, exporteer de teams dan project per project. Ga in de lijstweergave naar een specifiek project en navigeer naar het teamniveau.

Volg deze stappen om de export voor een enkel project te maken:

  1. Gebruik de periodefilter om alle teams voor dit project op te nemen: Startdatum: 01/01/2025, Einddatum: 31/12/2025.

  2. Klik op de "export"-knop aan de rechterkant van de lijstweergave.

  3. Geef een duidelijke omschrijving.

  4. Selecteer je sjabloon.

  5. Klik op "Export" en wacht op de resultaten.

Hoe een importplanning te maken:

Op basis van de vorige export heb je resultaten die al in Beeple aanwezig waren. Het is belangrijk om op het volgende te letten:

  • Als je niet alle geëxporteerde gegevens kopieert en plakt in een nieuw Excel-bestand, krijg je een crashscherm, omdat het geëxporteerde Excel-bestand niet direct door ons bewerkbaar is.

  • Als er "aangepaste labels" zijn geconfigureerd, zullen de namen afwijken van die in ons standaardsjabloon.

  • Projectnamen moeten uniek zijn. Als je je project niet hernoemt, zal er een fout optreden vanwege een mismatch tussen de naam en de start-/einddatums. (Spaties toevoegen lost dit niet op.)

  • Als er afdelingswijzigingen worden doorgevoerd, moeten functies en adressen toegang hebben voordat de import kan doorgaan.

  • Voeg bij een foutmelding altijd een screenshot toe van de voltooide import, waarop de fouten per team te zien zijn.

Configuratie voor importplanning:

Volg deze stappen om de importplanning te configureren:

  1. Ga naar "instellingen" via het tandwiel-icoon in de rechterbovenhoek.

  2. Navigeer naar de module "import data".

  3. Als "Import planning mappings" niet beschikbaar is, neem dan contact op met support om deze functie in te schakelen.

  4. Zodra dit is ingeschakeld, zie je de titel en de optie om een "import mapping" toe te voegen.

  5. De volgende opties worden getoond:

    • Geef het een naam.

    • Upload je nieuwe Excel-bestand met Beeple-gegevens.

    • Klik op de pijltoets die verschijnt.

    • Deze actie laadt alle titels uit de importmapping, zodat je ze kunt koppelen aan de overeenkomstige velden in Beeple.

  6. Selecteer eerst de juiste taal indien vereist.

  7. Match de geladen velden als volgt:

Naam in Excel Selecteer in Beeple menu
Project name Project naam
Project start date Project start datum
Project end date Project eind datum
Subproject name Deelproject naam
Subproject start date Deelproject startdatum
Subproject end date Deelproject einddatum
Team work station name Team werkstation
Team function name Team functie
Team first shift start date Shift startdatum
Team first shift start time Shift starttijd
Team first shift end time Shift eindtijd
Team first shift end date Shift einddatum
Team first shift break duration Shift pauze

Klik na het configureren op "Opslaan" om door te gaan.

De planning importeren:

Ga terug naar het tabblad planning, waar je op "acties" kunt klikken en "import planning" kunt selecteren.

Upload het nieuwe bestand opnieuw. Het systeem zal alle ingevoerde gegevens lezen om deze te matchen met de eerder gemaakte "import mapping". Selecteer je import mapping; deze wordt onderaan je scherm geladen en toont de koppelingen. Klik op "Planning import toevoegen" om naar de laatste validatiepagina te gaan, waar je kunt controleren hoe de Excel-gegevens door het systeem worden geïnterpreteerd.

Zorg voor het volgende:

  • Datums zijn correct geformatteerd als "DD/MM/JJJJ".

  • Tijd wordt weergegeven in "UU:MM"-formaat.

  • Pauzetijd wordt weergegeven in "UU:MM"-formaat.

  • Het aantal vereiste inschrijvingen wordt getoond als een numerieke waarde.

Nadat u alle details hebt gecontroleerd, navigeert u naar de rechterbovenhoek van de pagina (u moet mogelijk horizontaal scrollen) en klikt u op de knop "import" om het importproces te starten. Wacht de resultaten af en vernieuw uw pagina aan het einde om de uitkomst van uw import te bekijken.